Nekoliko stvari je važno za video konferencije. Morate pravilno konfigurirati opremu. Također je važno sve dobro organizirati, vodeći računa da svi ostali na konferenciji budu u redu sa zvukom i videom.
Instrukcije
Korak 1
Počnite se pripremati za ozbiljnu video konferenciju najkasnije 24 sata unaprijed. Provjerite hardver, radi li sve? Da biste to učinili, uputite testni video poziv. Ne biste trebali odgađati testiranje opreme do večeri, najbolje je to učiniti ujutro. Ako iznenada otkrijete probleme, u roku od jednog dana moći ćete se nositi s njima: kontaktirajte tehničara i uputite ih da riješe problem.
Korak 2
Pripremite sobu za sastanke. Instalirajte kameru tako da na nju ne sija direktno svjetlo. Provjerite kvalitet slike. Najbolje je konferenciju održati pod vještačkim osvjetljenjem, jer intenzitet dnevnog svjetla koji ulazi u prozore u velikoj mjeri ovisi o vremenu. Uključivanjem svjetla možete postaviti kameru da je samo uključi sljedeći dan bez brige oko toga.
Korak 3
Priključite mikrofon i provjerite ima li zvuka i dovoljno dobrog zvuka. Možda ćete trebati prilagoditi EQ mikrofona kako biste smanjili šištanje ili zvižduke. Učinite to unaprijed, ne odgađajte to do dana konferencije. Obavezno provjerite radi li sve. Podesite jačinu zvuka mikrofona tako da možete mirno govoriti bez povišenja glasa i da vas svi savršeno čuju.
Korak 4
Obavezno pozovite tehničara na video konferenciju za svaki slučaj. Ako, ipak, nešto zakaže (uostalom, sve se može dogoditi), on će vam pomoći da brzo riješite problem. Najčešći uzrok smetnji i problema u video konferencijama su upravo sve vrste tehničkih problema.
Korak 5
Ponovno provjerite svu opremu nekoliko minuta prije početka konferencije. Učesnike će možda trebati pozvati unaprijed kako bi bili sigurni da i oni dobro rade.
Korak 6
Poštujte bonton videokonferencija. Prvi korak je upoznavanje svih uključenih. Ako je konferencija višestruka, odredite predsjedavajućeg u svakoj grupi koji će dati riječ voditeljima, kontrolirajući postupak tako da svi ne pokušavaju govoriti u isto vrijeme.
Korak 7
Zapamtite da ste kao voditelj konferencije u centru pažnje. U sobi za sastanke nema ljudi, ali postoji kamera, pa pripazite na svoje ponašanje i kretnje. Ako želite isključiti zvuk da biste smanjili buku, upozorite druge strane. Ako postoji bilo kakav problem s vezom, budite mirni i nasmiješite se. Ne budi nervozna.
