Glavna svrha događaja je pružanje informacija učesnicima ili sticanje određenog iskustva od strane učesnika. Idealan događaj je poput satnog mehanizma - sve ide u strogom slijedu, akcije organizatora su koordinirane i međusobno se ne slažu. Ovo je rezultat planiranja i pripreme, koja obično traje nekoliko mjeseci.
Neophodno je
- - osoblje od najmanje pet zaposlenih
- - budžet za događaj
Instrukcije
Korak 1
Prije svega definirajte svrhu i temu događaja. Na osnovu toga će se izgraditi cjelokupna daljnja šema događaja. Svrha događaja određuje marketinški pristup i ciljnu publiku kojoj je događaj posvećen.
Korak 2
Odlučite se za mesto događaja. Mjesto bi trebalo ovisiti i o svrsi događaja i o broju sudionika, kao i o očekivanom scenariju događaja. Važno je voditi računa o usluzi gostiju. Razmotrite nekoliko opcija i odaberite najoptimalniji omjer cijene i kvalitete.
Korak 3
Promovirajte događaj aktivno. Reklamna kampanja trebala bi započeti mjesec i pol prije početka događaja, a završiti mjesec dana prije. Paralelno s tim, razuman je postupak "hladnih poziva" za pozivanje gostiju na neki događaj. Sve radnje na formiranju spiskova učesnika moraju biti završene najviše nedelju dana pre događaja.
Korak 4
Koristite pomoć sponzora ili uglednika. Ovo ne samo da će ojačati vaše poslovne veze, već i dati određeni status vašem događaju. Dodijelite vrijeme tim osobama za razgovor, po mogućnosti na početku događaja.
Korak 5
Podijeliti odgovornosti među osobljem koje je uključeno u koordinaciju aktivnosti. Svatko bi trebao jasno znati svoj krug odgovornosti i događaje koje bi trebao kontrolirati. Ne bi trebalo biti bijelih mrlja, svi bi trebali imati upute u tiskanom obliku i znati ih napamet.
Korak 6
Dan prije seminara potrebno je preusmjeriti osoblje koje provodi koordinacijske aktivnosti na događaju. Na dan događaja, svi koordinatori moraju se pojaviti najmanje jedan sat prije početka događaja.
