Spajanje dokumenata uobičajena je procedura u kancelarijskom i kancelarijskom okruženju. Uprkos činjenici da se čini jednostavnim, postoje posebni propisi koji određuju pravila za spajanje dokumenata i njihovo izvršenje. I ta bi pravila trebala biti poznata tako da se dokumenti poslati na natječaj ili u arhivu ne vraćaju na daljnju obradu i izmjenu.
Instrukcije
Korak 1
Da bi se osigurala sigurnost dokumenata nakon bljeska, kao i da se osigura da su uskladišteni u ispravnom redoslijedu, svi listovi osim inventara moraju biti numerirani. Dokumenti se podnose hronološkim ili abecednim redom. Omotnice s ugniježđenim listovima numerirane su prije ugniježđenih listova. Prazni listovi su izuzeti iz slučaja i uništeni bez numeriranja.
Korak 2
Listove kućišta numerirajte jednostavnom olovkom od vrha do dna, ostavljajući brojeve u gornjem desnom kutu svakog lista, bez utjecaja na tekst. Broji fotografije i grafike na poleđini u gornjem lijevom uglu.
Korak 3
Ako dokumenti sadrže mape lijepljene s nekoliko listova, numerirajte ih kao jedan list, navodeći broj listova u lijepljenju. Na kraju numeriranja na posebnom listu napišite potvrdno pismo. U njemu navedite broj listova i osobine pojedinih dokumenata, kao i njihovo fizičko stanje.
Korak 4
Pored toga, mora se sastaviti popis za prijavljeni skup dokumenata. Ne brojte inventarne listove. U inventar upišite ime dokumenta, unesite datum popisa, napomenu koja određuje svrhu skupa dokumenata, a takođe navedite sve dokumente, uzimajući u obzir broj listova. Na kraju inventara unesite ime, prezime i patronika začetnika.
Korak 5
Veličina poklopca svakog kućišta trebala bi biti 229x324 mm. Na prvi i zadnji list futrole zalijepite trake tankog kartona prije šivanja. Kroz ove trake prolazi kabl. Koristite silikatni ljepilo da završite slučaj.
Korak 6
Na lijevom rubu margina, bez dodirivanja tekstualnog polja, napravite simetrično tri rupe šilom ili rupom na cijeloj visini lista, na međusobnoj udaljenosti od 3 cm. Za šivanje koristite konac za šivenje ili konop za nanošenje i šivaću iglu.
Korak 7
Dvaput spojite dokument kako biste osigurali da je komplet čvrst. Izvucite krajeve konca iz središnje rupe na poleđini zadnjeg lista i zavežite ih u čvor. Na kućište zalijepite naljepnicu sa sigurnim natpisom, zatvorite je i zatvorite sklop.
Korak 8
Ostavite krajeve niti slobodnima. Nalepnica za ovjeru mora imati jasan i čitljiv potpis menadžera i pečat organizacije.
